HTML形式のメールに注意
メールを送信後、送信先の相手から「HTML形式のメールは受信しない設定にしているので、テキスト形式で送信してください」と言われました。これはどういう意味なのでしょうか？
メールには、テキスト形式とHTML形式の2種類があります。最近のメールマガジンなどでは、画像を挿入したり文字を装飾したHTMLメールも増えています。しかしビジネスメールの場合、特別な理由がない限りテキスト形式を利用するのが一般的です。
なぜなら、HTML形式のメールは、開く(プレビューする)だけでウイルス感染することがあるため、HTML形式のメールはすべてテキスト形式で読み取る設定にしているからです。
HTML形式のメールの特徴
- 本文に図や画像を挿入できる
- 背景に画像や色を付けられる
- 文字の大きさを変えたり、文字を修飾できる
- サウンドを設定できる
HTML形式のメールを正常に受信できる人は、HTML形式の設定にしている人だけです。受信側がテキスト形式の設定にしている場合、すべてテキスト形式で受信されます。送信側がメール本文の文字色をカラフルにしても、受信側には反映されないので注意してください。
テキスト形式に変更する方法(Outlookの場合)
多くの企業で利用されているメールソフト「Outlook」の場合、標準のメール形式はHTMLとなってます。しかしビジネスメールを作成する場合、テキスト形式へ変更することを推奨しています。
テキスト形式のメールは、開く(プレビューする)だけでは、ウイルス感染しません。
- [ファイル]タブをクリックし、オプション画面を表示します。
- 画面左側のメニューから[メール]を選択します。
- [メッセージの作成]欄の[メッセージの編集を変更します]欄から、[テキスト形式]を選択します。
- [OK]をクリックします。
